Le sujet n'est pas nouveau mais les économies sont réelles. Deux spécialistes nous révèlent leurs recettes pour réduire fortement les volumes d'impression dans les entreprises.
Selon l'institut de sondages Ipsos, un salarié français imprime en moyenne 28 pages par jour. Le coût écologique et économique de ces quelque 6 600 pages par an est particulièrement élevé. Pour l'entreprise, le budget s'élève entre 320 et 1 200 euros par an et par salarié. Il représente jusqu'à 5 % du chiffre d'affaires. Les arguments sont nombreux pour motiver les entreprises à réduire leurs volumes d'impression. Mais par où commencer ? Quelles sont les démarches les plus efficaces ? Voici les conseils de deux experts du domaine.
1. Trouver un sponsor pour le projet "La réduction des volumes d'impression est un projet transverse qui doit être porté au plus haut niveau par un sponsor crédible au regard des utilisateurs, sinon, cela ne fonctionne pas", constate Jean-Pierre Fourreau, PDG de Print & Co, une entreprise spécialisée sur ce sujet. Si le DSI participe au comité de direction, cela peut suffire, mais dans le cas contraire, il vaut mieux s'appuyer directement sur le PDG de l'entreprise ou un membre de la direction.
2. Suivre les progrès grâce à des indicateurs simples et parlants Pour mesurer leurs progrès, les utilisateurs ont besoin d'indicateurs. Il faut donc construire un tableau de bord qui leur permette de comparer le nombre de pages imprimées initialement et la moyenne des trois dernières semaines, par exemple.
3. Accompagner le changement Les bonnes pratiques (détaillées ci-dessous) réduisent l'impact environnemental mais aussi les coûts liés aux impressions. "On peut atteindre au moins 20 % de réduction des coûts dès la première année", estime Dominique Ortoli, consultante en développement durable chez Novevia. Comme il s'agit essentiellement de modifier les habitudes en place, "pour pérenniser ces gains dans le temps, il faut absolument accompagner les mesures prises en formant et en sensibilisant les utilisateurs" ajoute-t-elle.
4. Consolider le parc d'imprimantes L'approche la plus efficace pour réduire le volume de pages imprimées reste la consolidation des imprimantes jet d'encre individuelles vers une multifonction départementale. D'une part, les utilisateurs doivent faire un effort pour récupérer leurs impressions. D'autre part, on peut utiliser un système de badge ou un code pour récupérer l'impression. Ainsi, si un utilisateur lance une impression mais ne passe pas la récupérer, elle est automatiquement supprimée du "spool".
